SharePoint 워크플로 개요
SharePoint 워크플로는 자동화를 통해 비즈니스 프로세스를 단순화할 수 있습니다. 절차를 추적하고, 자원을 관리하고, 지식을 이전하는 데 도움이 됩니다. 승인 프로세스, 요청 관리 등 사전 구축된 워크플로를 사용할 수 있습니다. 하지만 Power Automate로 워크플로를 사용자 지정하면 조직이 더 많은 결과를 얻는 데 도움이 될 수 있습니다.
SharePoint에서 워크플로를 만들려면 다음을 수행하세요.
- 워크플로를 추가하려는 사이트로 이동합니다.
- 사이트 설정 페이지로 이동합니다.
- '사이트 작업' 메뉴에서 '사이트 기능'을 선택하세요.
- 'SharePoint 디자이너에서 워크플로 만들기'를 클릭하세요.
SharePoint 디자이너 워크플로우의 측면을 시각적으로 사용자 정의할 수 있습니다. 워크플로를 시작하고 담당자에게 작업을 할당하는 조건을 주시하세요. 자동화를 최대한 활용하려면 Power Automate 템플릿을 사용하여 프로세스를 단순화하세요.
SharePoint 설정 팁을 통해 작업 흐름을 쉽게 만들어보세요!
SharePoint에서 워크플로 설정
정의된 목표, 식별된 프로세스 및 참가자를 사용하여 SharePoint에서 워크플로를 설정하려면 올바른 단계를 따라야 합니다. 이 섹션에서는 워크플로 목표 정의, 프로세스 및 참가자 식별, 워크플로 단계 및 작업 설계, 워크플로 템플릿 생성에 대한 하위 섹션을 간략하게 설명합니다. 이러한 단계는 SharePoint에서 워크플로를 만들기 위한 포괄적인 솔루션을 제공합니다.
워크플로우 목표 정의
성공을 보장하려면 공유 지점 , 목표를 명확하게 정의해야 합니다. 목표는 현실적이어야 하며 조직의 요구 사항에 초점을 맞춰야 합니다. KPI 또는 기타 성공 측정 기준을 정의하는 초기 단계에 최종 사용자를 참여시킵니다. 추가적으로, 안전과 보안 고려해야합니다.
전문가 팁: 동의를 얻고 모든 사람이 올바른 방향으로 나아갈 수 있도록 목표 설정에 모든 이해관계자가 참여하도록 하세요. 워크플로우 탐정 작업을 강화하세요 공유 지점 !
프로세스 및 참가자 식별
SharePoint에서 워크플로를 원활하게 실행하기 위한 프로세스와 참가자를 식별하세요. 필요한 단계와 각 단계에 참여할 사람을 결정합니다. 관련된 모든 사람과의 원활한 의사소통은 프로세스를 개선하고 오류를 줄이며 책임감을 갖게 합니다.
이를 달성하기 위한 주요 단계:
- 역할과 책임을 할당합니다.
- 모든 사람이 자신의 임무를 알고 기여할 수 있도록 이해관계자를 참여시킵니다.
- 이정표를 추적하고 진행 상황을 측정하기 위한 프레임워크를 설정하세요.
정기적으로 작업 흐름을 검토하세요. 프로세스를 검증하고 개선 기회를 찾으십시오. 감독자 리뷰는 직원 간의 투명성을 보여줍니다.
을 위한 성공:
- 식별하다 과정과 참여자
- 역할 할당 그리고 책임
- 이정표 추적 프로세스를 생성하고 검토하는 데 이해관계자를 참여시킵니다.
단계별 가이드를 통해 완벽한 작업 순서를 알아보세요.
워크플로 단계 및 작업 설계
워크플로우를 설계할 때, 목표를 정의하고 원하는 결과를 결정합니다. . 그런 다음 개별 작업을 식별하고 해당 작업을 담당할 사람을 식별합니다. 각 단계에서 승인, 검토 및 알림을 개략적으로 설명합니다. 워크플로 구축 및 테스트 .
명심하세요 리소스, 일정 및 위험 모두 디자인에 영향을 미칩니다. 우리는 고객의 요구에 맞는 워크플로를 만들어 회계 부서의 비효율적인 수동 프로세스를 지원했습니다. 이를 통해 시간과 비용이 절약되고 모든 단계에서 정확성이 향상되어 연간 수천 달러가 절약되었습니다! 이제 정리를 시작해 보세요. 이제 워크플로우 마법사가 될 시간입니다!
워크플로 템플릿 만들기
워크플로 템플릿 만들기는 모든 SharePoint 관리자가 반드시 알아야 할 사항입니다. 프로세스를 자동화하여 시간을 절약하고 효율성을 높입니다. 해야 할 일은 다음과 같습니다.
모바일앱커뮤니케이터
- 사이트 작업> 사이트 설정> 사이트 템플릿으로 이동합니다.
- 기존 사이트 템플릿에서 생성을 클릭하고 워크플로 프로세스를 선택합니다.
- 이름, 설명, 그룹 이름 등의 세부 정보를 입력합니다. 그런 다음 확인을 클릭합니다.
- 조건이나 작업을 추가하여 템플릿을 사용자 정의하세요.
- 템플릿을 게시하고 여러 사이트에서 사용하세요.
워크플로 템플릿을 만들려면 다음에 대한 기술적 이해가 필요합니다. SharePoint 디자이너 또는 Visual Studio . 그러나 단계별 지침이 포함된 온라인 리소스가 많이 있습니다.
SharePoint에는 사용자가 다음과 같은 작업을 수행할 수 있는 훌륭한 기능도 있습니다. 문서 변경 사항 추적 . 파일의 새 버전이 승인된 라이브러리나 목록에 저장되면 워크플로 템플릿 이메일 업데이트 알림 선택한 사용자에게 전송됩니다.
2013년에 Microsoft는 자동화된 프로세스를 더욱 쉽게 구현할 수 있도록 만들었습니다. 재사용 가능한 워크플로우 . 이를 통해 워크플로 템플릿 생성의 확장성이 향상되고 관리자의 작업이 줄어듭니다.
SharePoint에서 워크플로를 시작하는 것은 기름칠이 잘 된 기계로 자동화된 작업을 실행하는 것과 같습니다.
SharePoint에서 워크플로 시작
시작, 진행 상황 모니터링 및 추적, 예외 및 오류 처리 등의 하위 섹션을 사용하여 SharePoint에서 워크플로를 시작하려면 다음 단계를 따르세요. 먼저 SharePoint 메뉴 옵션을 사용하여 워크플로를 시작합니다. 일단 시작되면 모니터링 및 추적 기능을 사용하여 진행 상황을 주시하세요. 마지막으로 프로세스 중에 발생할 수 있는 예외나 오류를 처리할 준비를 하십시오.
워크플로 시작
SharePoint에서 워크플로를 시작하는 것은 지루한 작업을 자동화하는 쉬운 방법입니다! 다음은 시작하기 위한 5가지 간단한 단계입니다.
- 워크플로를 시작해야 하는 SharePoint 사이트를 엽니다.
- 작업할 문서가 포함된 목록이나 라이브러리로 이동
- 리본 메뉴에서 '워크플로'를 클릭한 후 '워크플로 추가'를 클릭하세요.
- 템플릿을 선택하고 사용자 정의한 후 필요에 맞게 구성하세요.
- 설정을 검토하고 완료되면 '마침'을 클릭하세요.
SharePoint는 고유한 비즈니스 요구 사항에 맞게 워크플로를 사용자 정의하는 기능이 돋보입니다! 또한 기술적인 지식이 없는 사용자도 사용자 친화적인 기능을 사용하여 워크플로를 쉽게 시작할 수 있습니다.
SharePoint에 워크플로가 도입되면서 비즈니스 운영 방식에 혁명을 일으켰습니다. . 이 통합에는 조직이 통제할 수 있는 권한을 부여함 프로세스를 개선하여 생산성을 높이고 수익을 향상시킵니다. 또한 작업을 자동화하면 직원이 핵심 비즈니스 기능에 집중할 수 있어 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 작업 흐름 진행을 무시하는 것은 눈을 가린 채 운전하는 것과 같습니다. 이는 재난의 비결입니다!
워크플로 진행 상황 모니터링 및 추적
SharePoint 워크플로를 면밀히 관찰하는 것이 중요합니다. 모든 일이 원활하게 진행되는지 확인하기 위해. 작업이나 기한을 놓치거나 프로세스 속도를 늦추지 마십시오. 워크플로 진행 상황을 모니터링하고 추적하려면 다음 팁을 시도해 보세요.
- 작업이 주어지거나 완료되면 이메일 알림을 받으세요.
- 할당된 작업과 해당 상태에 대한 워크플로 작업 목록을 살펴보세요.
- 필터를 사용하여 작업을 추적하려면 SharePoint의 보기를 사용자 지정하세요.
- 완료율, 연체율 등 KPI로 대시보드를 구축합니다.
- 추가 분석을 위해 SharePoint 목록의 데이터를 CSV로 내보냅니다.
또한 각 이동이 프로세스에 어떤 영향을 미치는지 이해하려면 워크플로 기록을 확인하세요. 실시간 모니터링을 통해 문제나 장애물을 빠르게 발견할 수 있습니다. SharePoint에서 새 워크플로를 시작할 때 다음 팁을 염두에 두십시오.
Microsoft SharePoint는 미국의 대다수 기업에서 사용되는 것으로 보고되었습니다. . 작업 흐름 문제는 방해가 될 수 있지만 적절한 처리를 통해 극복할 수 있습니다!
워크플로 예외 및 오류 처리
워크플로우 예외 및 오류가 발생하는 경우 프로세스 효율성을 위해서는 빠르고 전략적인 방법이 필수적입니다. 여기에는 관리를 위한 6단계 가이드 :
- 워크플로우 상태 보고서를 검토하여 문제의 원인을 파악하십시오.
- 필요한 변경이 필요한 경우 워크플로를 일시 중지합니다.
- 문제를 해결하려면 워크플로를 편집하세요.
- 수정된 워크플로를 다시 시작하여 원활하게 실행되는지 확인하세요.
- 여전히 문제가 있는 경우 새로 생성된 로그를 확인하세요.
- 다른 방법이 작동하지 않으면 IT 지원 팀에 도움을 요청하거나 이전 버전의 워크플로로 롤백하는 것을 고려해 보세요.
소수의 예외나 오류라도 시간이 지남에 따라 누적되어 지연이 발생할 수 있습니다. 따라서 각 문제에 대한 자세한 이해가 문제를 줄이는 데 중요합니다.
Microsoft 팀은 몇 년 전에 워크플로에서 문제에 직면했습니다. 그들은 시간이 지남에 따라 순서가 잘못된 스레드를 소스로 식별했습니다. 그들은 위와 유사한 기술을 사용하여 문제를 해결했습니다. 이러한 문제를 이해하고 빠른 조치를 취함으로써 시간을 절약하고 정확성을 높일 수 있습니다.
SharePoint 워크플로를 사용자 지정할 준비가 되셨나요? 파워슈트를 입고 업무에 착수하세요!
SharePoint에서 워크플로 사용자 정의
SharePoint에서 워크플로를 쉽게 사용자 지정하려면 비주얼 디자이너를 사용하고, SharePoint 디자이너로 워크플로를 확장하고, 타사 응용 프로그램과 워크플로를 통합하는 것이 솔루션입니다. 이러한 하위 섹션은 워크플로를 사용자 정의하는 데 도움이 되며, 워크플로를 확장하고 다른 애플리케이션과 연결하여 번거로움 없이 효율성을 높일 수 있는 기능을 제공합니다.
워크플로 사용자 지정을 위해 비주얼 디자이너 사용
SharePoint의 Visual Designer를 사용하면 워크플로를 사용자 지정하여 비즈니스 프로세스를 자동화할 수 있습니다. 그것은 제공합니다 드래그 앤 드롭 기능 작업, 조건 및 루프를 추가합니다. 표준 작업 흐름을 사용자 정의하거나 완전히 자신만의 작업 흐름을 만들 수 있습니다.
맞춤화를 통해 기업은 고유한 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 다음을 사용하여 사용자 정의 작업 양식을 만들 수 있습니다. InfoPath 또는 HTML 양식 , 사용자 입력을 더 효과적으로 제어할 수 있습니다. 을 더한, 이메일 알림 프로세스 완료를 위해 설정할 수 있습니다.
Microsoft는 또한 다음과 같은 타사 서비스의 통합을 허용합니다. Dropbox 또는 Salesforce와 같은 CRM 시스템 사용자 정의 작업을 통해 공유 지점 REST API는 사용자 정의 작업을 설계하는 기능을 제공합니다. 외부 소스로부터 데이터를 얻기 위해.
전문가 팁: 워크플로우를 사용자 정의하는 것은 반복 작업을 자동화하여 비즈니스 요구 사항을 충족하고 생산성을 향상시키는 열쇠입니다. 프로덕션 환경에서 오류가 발생하지 않도록 개발 단계에서 워크플로를 테스트하세요.
망토를 착용하고 초능력을 잠금 해제하세요. SharePoint 디자이너 ``워크플로를 한 단계 더 발전시키기 위한 선택입니다.
SharePoint Designer로 워크플로 확장
SharePoint에서 워크플로를 사용자 지정하시나요? 쉽게 완료 SharePoint 디자이너 ! 이 도구는 사전 구축된 워크플로를 확장하고 비즈니스에 적합한 사용자 정의 프로세스를 생성할 수 있도록 해줍니다. 기존 작업 흐름을 수정하려면 프로그램을 열고 변경하려는 작업을 선택하기만 하면 됩니다. 시각적 드래그 앤 드롭 도구나 코드 보기를 사용하여 단계를 추가하고 제거합니다. 또한 이메일이나 작업 등의 작업과 사용자 입력이나 특정 결과가 필요한 조건을 추가하세요.
또한 SharePoint Designer를 사용하면 처음부터 사용자 지정 워크플로를 만들 수 있습니다. 여기에는 문서 승인이나 비용 보고서와 같은 일반적인 비즈니스 프로세스를 위한 템플릿이 포함되어 있습니다. 비즈니스 요구 사항에 맞게 이러한 템플릿을 사용자 정의하면 사용자 입력을 바탕으로 이메일과 작업 할당이 자동으로 생성됩니다.
전문가 팁: 워크플로 사용자 지정에 대한 추가 팁과 지원을 보려면 SharePoint Designer 전용 온라인 자습서와 커뮤니티를 확인하세요. 워크플로를 타사 애플리케이션과 통합할 수 있는데 누가 친구가 필요합니까?!
타사 애플리케이션과 워크플로 통합
표준 커넥터 외에도 다음이 있습니다. 앱 무료 또는 유료로 제공하는 '워크플로우' 프로세스를 확장하고 자동화합니다. 예를 들어, DocuSign의 커넥터 SharePoint의 라이브러리 및 목록을 사용하여 여러 사람 간의 서명을 위한 계약을 자동으로 라우팅하는 데 사용할 수 있습니다.
선택 타사 앱 통합을 위해? 고려해야 할 사항: 확장성, 비용 효율성 및 사용 편의성. 다음과 같은 것을 선호하세요 활발한 생태계 및 정기 업데이트 .
데밍의 모델
워크플로우를 설계하고 관리하시나요? 그것은 같다 고양이를 몰다 . 고양이는 실제로 다양한 의견을 가진 동료라는 점만 빼면요.
워크플로 설계 및 관리 모범 사례
유연성과 확장성을 보장하려면 보안과 권한을 구현하고 SharePoint에서 워크플로를 만드는 동안 워크플로 성능과 최적화를 유지하세요. 워크플로를 설계하고 관리하는 동안 명심해야 할 몇 가지 중요한 고려 사항은 다음과 같습니다. 이 섹션에서는 워크플로 설계 및 관리에 대한 모범 사례를 논의하고 각 하위 섹션의 이점을 간략하게 살펴보겠습니다.
유연성과 확장성 보장
유연성과 확장성 워크플로우 설계 및 관리의 핵심입니다. 시스템은 워크로드, 프로세스, 기술의 변화에 적응할 수 있어야 합니다. 모듈식 워크플로우 복잡한 작업을 더 작은 구성 요소로 나누어 더 쉽게 추가, 제거 또는 수정할 수 있습니다. 오토메이션 확장성 측면에서도 중요합니다. 클라우드 기반 솔루션 주문형 컴퓨팅 리소스를 제공할 수 있습니다. 효율성을 최적화하려면 성능 지표를 검토하고 모니터링하세요. 위에 기업의 40% 는 2023년까지 RPA 소프트웨어를 채택하여 워크플로 설계 자동화의 필요성을 강조할 예정입니다. 기억하세요 – 최고의 보안 시스템 너무 복잡해서 비밀번호가 기억나지 않습니다!
보안 및 권한 구현
보안과 권한은 워크플로를 효과적으로 설계하고 실행하는 데 핵심입니다. 정보를 보호하려면 민감한 데이터를 보호하고 무단 액세스를 차단하는 보안 조치를 설정하는 것이 중요합니다. 보안 및 권한을 올바르게 구현하는 데 도움이 되는 6단계는 다음과 같습니다.
- 민감한 데이터의 위치 : 보호가 필요한 모든 정보를 찾는 것부터 시작하세요. 여기에는 금융 정보나 고객 데이터가 포함될 수 있습니다.
- 액세스 수준 파악 : 특정 유형의 데이터에 대한 전체 제어가 필요한 사용자 그룹과 제한된 액세스만 필요한 그룹을 결정합니다.
- 역할에 따라 권한 만들기 : 각 사용자 그룹에 역할을 할당하여 워크플로 시스템 내에서 수행할 수 있는 작업을 결정합니다.
- 비밀번호 정책 구현 : 모든 사용자가 영숫자 문자열이나 특수 문자 등 요구 사항을 충족하는 안전한 비밀번호를 가지고 있는지 확인하세요.
- 파일 공유 규칙 만들기 : 조직 내에서 파일을 공유하기 위한 명확한 지침을 만듭니다. 문서를 공유할 수 있는 사람과 지역, 시간대 등에 따라 파일 공유를 제한하는 방법을 결정합니다.
- 활동 로그 사용 : 로그 또는 감사를 통해 사용자가 수행한 모든 워크플로 작업을 추적하므로 문제가 있거나 문제가 발생한 경우 활동을 검토할 수 있습니다.
또한 팀 구성원에게 최고의 보안 프로토콜에 대한 교육을 제공하는 것도 중요합니다. 피싱 이메일, 악성 다운로드, 정기적인 비밀번호 변경 등과 같은 잠재적인 문제를 발견하는 방법을 가르쳐주세요.
마지막으로 승인 프로세스가 잘 정의되어 있어야 합니다. 승인이 단계적으로 진행됨에 따라 엄격한 리더십 지침을 마련하는 것이 중요합니다. 이는 나쁜 의도를 가진 사람이 허점으로 인해 프로토콜을 위반하는 것을 방지합니다.
이러한 단계를 따르면 기업은 민감한 데이터를 보호하고 책임성을 높일 수 있습니다. 아무리 최고의 워크플로 디자인이라도 '세세한 관리'가 '효과적인 리더십'의 동의어라고 믿는 관리자를 보완할 수는 없습니다.
워크플로 성능 유지 및 최적화.
성능과 최적화를 유지하려면 정기적으로 프로세스를 분석하고 개선해야 합니다. . 정의 및 모니터링 핵심성과지표(KPI) 병목 현상을 찾으려면. 자동화 도구와 표준화 절차도 도움이 될 수 있습니다.
팀원 간 소통과 협업이 필수 . 사람들이 자신의 역할과 워크플로의 새로운 변경 사항을 알 수 있도록 교육 세션을 완료해야 합니다. 고객 또는 클라이언트의 피드백은 워크플로 최적화에 포함되어야 합니다. 워크플로를 맞춤화하여 더 나은 서비스를 제공하는 데 도움이 됩니다.
맥킨지 앤 컴퍼니 연구에 따르면 워크플로를 최적화하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다. 생산성 30% 향상 .
자주 묻는 질문
Q: SharePoint의 워크플로란 무엇입니까?
A: SharePoint의 워크플로는 비즈니스 프로세스와 작업을 간소화하는 데 도움이 되는 일련의 자동화된 단계입니다. 일반적으로 승인, 검토 또는 편집을 위해 사용자나 그룹 간에 문서, 작업 또는 항목을 이동하는 작업이 포함됩니다.
Q: SharePoint에서 워크플로를 만들려면 어떻게 해야 합니까?
A: SharePoint에서 워크플로를 만들려면 먼저 자동화할 비즈니스 프로세스나 작업을 식별해야 합니다. 그런 다음 SharePoint Designer 또는 Microsoft Power Automate를 사용하여 요구 사항에 맞는 사용자 지정 워크플로를 만듭니다.
Q: SharePoint Designer란 무엇입니까?
A: SharePoint Designer는 SharePoint 내에서 워크플로를 사용자 지정하고 생성할 수 있는 Microsoft의 무료 도구입니다. 이는 비즈니스 프로세스와 작업을 자동화하는 복잡한 워크플로를 구축할 수 있는 다양한 작업과 조건을 제공합니다.
Q: Microsoft Power Automate란 무엇입니까?
A: Microsoft Power Automate는 SharePoint와 다른 애플리케이션 간에 자동화된 워크플로를 만들 수 있는 클라우드 기반 도구입니다. 맞춤형 워크플로 생성 프로세스를 단순화하는 다양한 템플릿과 커넥터를 제공합니다.
Q: SharePoint 워크플로를 어떻게 테스트하고 디버깅할 수 있나요?
A: SharePoint Designer와 Microsoft Power Automate는 모두 워크플로를 실행하고 문제를 해결할 수 있는 테스트 및 디버깅 도구를 제공합니다. 또한 SharePoint에 내장된 로깅 기능을 사용하여 워크플로 상태를 추적하고 문제를 식별할 수도 있습니다.
Q: SharePoint 워크플로 생성에 대한 모범 사례가 있습니까?
A: 예, 명확한 목표 정의, 워크플로 작업에 설명이 포함된 이름 사용, 오류 처리 및 에스컬레이션 경로 통합, 워크플로 테스트 및 개선, 모든 이해관계자 교육 보장 등 SharePoint 워크플로를 만들 때 따라야 할 몇 가지 모범 사례가 있습니다. 그 사용법과 이점에 대해.
