비즈니스는 적절한 프로세스 관리를 통해서만 최대의 잠재력을 발휘할 수 있습니다. 그러나 프로세스 관리의 실제 정의는 무엇입니까?
2020년 팬데믹 기간 동안 많은 기업이 원격 근무로 전환함에 따라 많은 프로세스 관리도 디지털화되었습니다. 직원들이 결국 사무실로 복귀하는 동안 프로세스 관리는 클라우드에서 새로운 보금자리를 찾았습니다.
이러한 갑작스러운 변화와 완벽한 프로세스 관리에 대한 관심으로 인해 실제로 프로세스 관리가 무엇인지 자세히 알아볼 가치가 있습니다. 그리고 솔직히 말해서 이러한 변화로부터 이익을 얻은 회사로서 우리는 이 문제에 대해 할 말이 많습니다.
이 기사에서는 프로세스 관리를 정의하고, 그 이점과 과제에 대해 설명하고, 이를 비즈니스에 구현하는 방법에 대한 조언을 제공합니다.
마지막에는 시작하는 데 도움이 되는 무료 템플릿도 제공합니다.
프로세스 관리의 정의
그렇다면 프로세스 관리란 정확히 무엇입니까?
프로세스 관리 또는 비즈니스 프로세스 관리(BPM)는 조직에서 다양한 비즈니스 프로세스를 분석, 최적화, 모니터링 및 제어하는 데 사용하는 기술입니다.
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BPM을 통해 기업은 다음을 수행할 수 있습니다.
- 반복되는 프로세스를 자동화하여 항상 원활하게 실행됩니다.
- 과거 프로세스를 분석하여 올바른 것과 그렇지 않은 것을 확인합니다.
- 다양한 프로세스 전반에 걸쳐 측정항목을 추적합니다.
- 미래의 위험을 완화하기 위해 위험 분석을 수행합니다.
- 이전 데이터를 활용하여 효율성 측정
왜 프로세스 관리에 신경을 쓰나요?
BPM은 비즈니스를 더 잘 이해하는 데 도움이 되기 때문에 모든 조직에 필요한 것입니다.
BPM을 사용하면 모든 비즈니스 프로세스를 분석하여 비효율성을 찾아내고 이를 수정하고 최적화할 수 있는 솔루션을 찾을 수 있습니다. 이를 통해 일상적인 작업이 훨씬 원활하게 실행되고 리소스 관리가 향상됩니다.
그러나 그것은 단지 작은 이점일 뿐입니다.
이렇게 하면 얻을 수 있는 다른 이점도 엄청납니다. 이를 통해 조직의 시간과 비용을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 기업이 고객 및 시장 요구에 훨씬 더 빠르게 대응할 수 있습니다.
프로세스 관리를 명확하게 정의하면 얻을 수 있는 이점
BPM의 정의를 이해하면 BPM을 프로그램 및 프로젝트 관리와 더 잘 구별할 수 있습니다. 세 가지 유형의 프로세스 간의 차이점을 알면 해당 프로세스를 모두 효과적으로 사용할 수 있습니다.
여유 도우미 도구
BPM을 사용하면 조직 내에서 반복되는 프로세스에 사용된다는 점을 기억하는 것이 중요합니다. 이는 일반적으로 기업 내에서 진행 중인 프로세스이며 직원 온보딩과 같은 특정 종료가 없습니다. 이것이 가장 큰 차별화 요소입니다.
프로젝트 관리는 특정 제품이나 서비스를 제공하는 것입니다. 거기에는 분명한 시작과 끝이 있습니다. 프로젝트는 일반적으로 반복되지 않는 일회성 작업이며 팀은 한 번에 하나만 작업할 수 있습니다.
프로그램 관리는 다른 둘 사이 어딘가에 있습니다. 서로 다른 프로젝트 간의 상호 의존성을 관리하는 작업을 다룹니다. BPM과 마찬가지로 프로그램 관리는 일반적으로 진행되지만 BPM과 달리 비즈니스와 관련된 프로세스 전체를 다루지는 않습니다.
프로세스 관리 사용의 이점
프로세스 관리는 효율성 향상, 비용 절감, 전반적인 성과 향상을 목표로 하는 모든 비즈니스 운영의 중요한 측면입니다. 프로세스 관리 활용의 주요 이점은 다음과 같습니다.
효율성 향상
프로세스 관리를 구현하면 조직은 운영을 간소화하고 중복 작업을 제거하며 생산성을 향상시킬 수 있습니다. 명확하게 정의된 프로세스를 통해 직원은 보다 효율적으로 작업할 수 있어 시간과 비용이 절약됩니다.
지속적인 개선
프로세스 관리를 사용하면 기업은 프로세스를 지속적으로 모니터링하고 평가하여 개선 영역을 식별할 수 있습니다. 이를 통해 필요한 조정을 수행하고 워크플로우를 최적화하며 지속적으로 성능을 향상시킬 수 있습니다.
향상된 고객 서비스
향상된 효율성과 간소화된 프로세스를 통해 조직은 더 나은 고객 서비스를 제공할 수 있습니다. 주문 이행, 불만 해결, 고객 온보딩 등의 프로세스를 표준화하고 일관되게 실행할 수 있어 응답 시간과 고객 만족도가 향상됩니다.
비용 절감
프로세스 관리는 병목 현상, 중복성 및 비효율성을 식별하는 데 도움이 되므로 기업은 리소스 할당을 최적화하고 비용을 절감할 수 있습니다. 불필요한 단계를 제거하고 수동 프로세스를 자동화함으로써 조직은 상당한 비용 절감을 달성할 수 있습니다.
향상된 의사결정
프로세스 관리는 기업에 운영에 대한 실시간 데이터와 통찰력을 제공합니다. 이를 통해 정확한 정보를 바탕으로 현명한 결정을 내릴 수 있어 더 나은 비즈니스 결과와 전략적 목표 달성으로 이어질 수 있습니다.
프로세스 관리 유형
프로세스 관리는 비즈니스 목표를 달성하는 데 많은 도움이 될 수 있지만 어떤 유형이 자신에게 가장 적합한지 알기 위해서는 다양한 유형에 대해 잘 알고 있어야 합니다.
비즈니스 프로세스 관리
이러한 유형의 프로세스 관리는 조직 내의 다양한 부서 또는 기능 전반에 걸쳐 비즈니스 프로세스 및 워크플로를 개선하는 데 중점을 둡니다. 이는 프로세스를 최적화하고 효율성을 향상하며 이를 전략적 목표에 맞추는 것을 목표로 합니다. 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어는 프로세스 관리 시스템을 설정하는 데 도움이 되는 훌륭한 방법입니다.
프로젝트 관리
프로젝트 관리에는 정의된 기간 내에 특정 목표를 달성하기 위해 특정 프로젝트를 계획, 실행 및 모니터링하는 작업이 포함됩니다. 이는 프로젝트가 예산 내에서 적시에 납품되고 원하는 품질 표준을 충족하도록 보장합니다.
워크플로우 관리
워크플로 관리는 정의된 프로세스 내에서 작업, 활동 및 승인을 조정하고 최적화하는 데 중점을 둡니다. 작업이 효율적으로 라우팅되고, 마감일을 준수하고, 필요한 모든 단계가 완료되도록 보장합니다.
프로그램 관리
프로그램 관리에는 조직의 목표를 달성하기 위한 조정된 노력으로 여러 관련 프로젝트를 관리하는 것이 포함됩니다. 여기에는 여러 프로젝트의 계획, 실행 및 모니터링을 감독하고 전략적 목표에 부합하는지 확인하는 작업이 포함됩니다.
로봇 프로세스 자동화(RPA)
RPA에는 소프트웨어 로봇 또는 봇을 사용하여 반복적이고 규칙 기반 작업을 자동화하는 것이 포함됩니다. 수동 개입을 줄이고 오류를 최소화하여 효율성, 정확성, 속도를 향상시키는 것을 목표로 합니다.
프로세스 관리의 정의에 대해 팀을 교육하는 방법
팀 구성원은 많은 관리자가 인정하는 것보다 변화에 더 취약합니다. 그러나 너무 자주 BPM은 고정된 태도를 취하고 망각합니다. 변화가 거의 없습니다.
프로세스 관리의 정의에 대해 팀을 교육할 때 정의를 어떻게 표현하는가보다 접근 방식이 더 중요합니다. 스스로에게 이렇게 물어보세요:
- 우리 팀이 프로세스 관리의 정의를 알기를 원하는 이유는 무엇입니까?
- 정의를 알면 팀이 어떤 이점을 얻을 수 있나요?
- BPM에 대해 논의한 후 팀에 대해 내가 기대하는 바는 무엇입니까?
- 나는 우리 팀의 아이디어를 원합니까, 아니면 BPM이 일반적으로 무엇인지 알기를 원합니까?
팀이 BPM이 무엇인지 알기를 원한다면 귀하의 접근 방식은 아마도 올바른 접근 방식이 아닐 것입니다.
귀하의 팀 구성원은 매일 확립된 프로세스를 사용하여 작업하고 있으며 아마도 개선할 수 있는 사항이 무엇인지 이미 알고 있을 것입니다. 팀에 프로세스 관리를 도입할 때 이는 팀과의 의사소통 경로를 개방하는 방법이어야 합니다.
그들은 이 시점부터 프로세스를 개선하기 위한 아이디어를 가지고 여러분에게 편안하게 다가올 것입니다. 그들의 아이디어는 항상 경청되어야 합니다.
비즈니스 프로세스 관리 모델 정의
비즈니스 프로세스 관리 모델링은 조직의 프로세스를 분석, 개선 및 자동화할 수 있도록 표현하는 작업입니다.
BPM 모델의 전체 아이디어는 엔지니어든 이해관계자든 프로세스를 보는 모든 사람이 이해할 수 있는 방식으로 프로세스를 물리적으로 표현하는 것입니다. 마인드맵처럼 생각해보세요.
프로세스 관리 모델의 예
비즈니스 프로세스를 모델링하는 방법은 귀하에게 달려 있지만 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 잘 확립된 모델이 있습니다.
마이크로소프트 경고 사기
흐름도
아마도 가장 잘 알려진 모델인 순서도는 간단하고 만들기 쉽습니다. 화살표로 연결된 다양한 모양을 사용하면 프로세스의 특정 부분이 다른 부분으로 어떻게 흘러가는지 쉽게 보여줄 수 있습니다.
이는 일반적으로 간단한 프로세스나 더 복잡한 프로세스를 단순화하는 데 가장 적합합니다.
비즈니스 프로세스 모델링 표기법
BPMN(비즈니스 프로세스 모델링 개념)은 그래픽 표기법을 사용하여 비즈니스 프로세스를 매핑합니다. OMG(Object Management Group)에서 만든 BPMN의 목표는 소프트웨어 개발자부터 비즈니스 분석가에 이르기까지 팀의 모든 사람이 가장 복잡한 비즈니스 프로세스를 이해할 수 있도록 하는 것입니다.
무료로 BPMN을 생성하는 방법을 실제로 배울 수 있습니다. OMG 웹사이트 이것이 당신이 가지고 가고 싶은 모델이라면.
간트 차트
간트 차트는 미국의 기계 엔지니어 Henry Gantt가 만들었으며 100년 이상 사용되었습니다. 이 차트는 막대를 사용하여 특정 작업이나 프로젝트의 마감일을 추적하므로 시간에 민감한 프로세스에 가장 적합합니다.
간트 차트는 순차적이며 이해하기 매우 쉽습니다. 오늘날에도 여전히 일반적으로 사용되는 데는 그만한 이유가 있습니다.
데이터 흐름 다이어그램
데이터 흐름 다이어그램(DFD)을 사용하면 데이터 스트림을 시각화할 수 있습니다. DFD는 순서도처럼 작동하지만 일반적으로 다양한 모양과 색상을 명확하고 체계적으로 유지하는 데 도움이 되는 훨씬 더 큰 키를 가지고 있습니다.
이를 통해 프로세스 내에서, 그리고 프로세스 간에 데이터가 어떻게 흐르는지 확인할 수 있습니다. 표현되는 데이터의 양에 따라 다소 복잡해질 수 있으므로 일반적으로 이해관계자가 아닌 팀에 더 좋습니다.
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프로세스 관리 시스템 구현
개별 프로세스에 대해서도 프로세스 관리 시스템을 구현하는 것이 복잡할 필요는 없습니다. 다음 단계를 따르세요.
목표와 목표를 명확하게 정의하십시오.
이는 관리하고 개선해야 하는 중요한 프로세스를 식별하기 위한 기반을 제공합니다. 프로세스 관리 시스템과 전반적인 비즈니스 전략 간의 조정을 보장함으로써 조직은 노력의 우선 순위를 정하고 프로세스 최적화와 관련하여 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다.
기존 프로세스 매핑
여기에는 각 프로세스와 관련된 단계, 입력, 출력 및 이해관계자를 문서화하는 작업이 포함됩니다. 프로세스 매핑 연습은 활동 순서를 시각적으로 표현하고 프로세스의 잠재적인 병목 현상, 비효율성 및 중복성을 식별하는 데 도움이 됩니다.
개선 기회 식별
이는 각 프로세스의 효율성, 효율성 및 성능을 평가하여 수행됩니다. 핵심성과지표(KPI)를 정의하여 프로세스의 성공 여부를 측정하고 개선 목표를 향한 진행 상황을 추적할 수 있습니다.
프로세스 최적화
프로세스 개선은 다음과 같은 다양한 접근 방식을 통해 달성할 수 있습니다.
- 불필요한 단계 제거
- 수동 작업 자동화
- 역할과 책임 재정의
- 업계 표준의 모범 사례 구현
프로세스를 지속적으로 모니터링하고 분석함으로써 조직은 최적화 영역을 식별하고 변경 사항을 구현하여 효율성을 높일 수 있습니다.
새로운 프로세스 관리 시스템 구현에 따른 과제
새로운 프로세스 관리 시스템을 구현하는 데에는 상당한 어려움이 따를 수 있습니다. 이 과정에서 조직이 직면할 수 있는 몇 가지 일반적인 장애물은 다음과 같습니다.
변화에 대한 저항
새로운 프로세스 관리 시스템을 구현하려면 사고방식의 전환과 기존 워크플로의 변경이 필요한 경우가 많습니다. 변화에 대한 저항은 기존 프로세스에 익숙하고 새로운 작업 방식을 채택하는 것을 주저하는 직원에게서 나타날 수 있습니다.
바이인 부족
프로세스 관리 시스템의 성공적인 구현은 주요 이해관계자의 지원과 동의에 달려 있습니다. 의사 결정자와 리더가 시스템의 이점을 완전히 이해하지 못하거나 시스템의 가치를 인식하지 못하는 경우 필요한 지원과 리소스를 확보하는 것이 어려울 수 있습니다.
mpp 파일 열기
제한된 자원
새로운 시스템을 구현하려면 기술, 교육, 자원에 대한 투자가 필요합니다. 제한된 예산이나 자원 제약으로 인해 필요한 도구를 조달하고 구현 프로세스를 추진할 적절한 인력을 할당하는 데 어려움이 있을 수 있습니다.
데이터 관리
프로세스 관리 시스템을 구현하려면 대량의 데이터를 수집하고 분석해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 데이터를 효과적으로 관리하고 구성하는 것은 어려울 수 있습니다. 특히 조직에 효율적인 데이터 관리 프로세스가 없는 경우에는 더욱 그렇습니다.
기존 시스템과의 통합
조직은 이미 시스템과 도구를 마련했을 수 있으며, 새로운 프로세스 관리 시스템을 이러한 기존 시스템과 통합하는 것은 복잡한 작업이 될 수 있습니다. 서로 다른 시스템 간의 원활한 통합과 원활한 데이터 흐름을 보장하는 것은 어려운 일이 될 수 있습니다.
프로세스 관리 템플릿
HR 팀의 필수 프로세스에 대한 블로그 게시물을 확인하세요. 때로는 HR 팀에서 BPM을 먼저 구현하는 것이 더 나을 때도 있습니다. 이 게시물에는 팀에서 시험해 볼 수 있는 60개의 무료 템플릿이 포함되어 있습니다.
어떤 것을 먼저 시도할지 결정하기 어렵다면 다음을 추천합니다.
워크플로 표시 신규 채용 온보딩 프로세스 템플릿 이 워크플로를 무료 프로세스 스트리트 계정 .프로세스 관리 시스템을 최적화하는 방법
프로세스 관리 시스템을 최적화하는 것은 지속적인 개선 시스템을 구축하는 것입니다.
지속적인 개선은 결코 안주하지 않음을 의미합니다. 이건 잘 된다, 그대로 놔두자, 오히려 '이건 잘 되는데, 더 좋게 만들 수 있는 방법이 없을까?'라는 태도가 없다.
사용 방법에 대한 조언이 가득한 전체 블로그 게시물이 있습니다. 프로세스 최적화를 위한 지속적인 개선 더 많은 것을 배우고 싶다면.
