프로세스 최적화를 위한 5가지 지속적인 개선 단계

올리버 피터슨 2022년 7월 6일 사업 운영

데이터 수집 없는 지속적인 개선은 표지판이나 지도 없이 국토를 횡단하는 것과 같습니다.

데이터 수집이 없으면 처음부터 존재하는 문제에 대한 실제 증거가 없기 때문에 데이터 수집은 개선에 필수적입니다.

왜 개선을 하시나요? 정말 문제가 있는 걸까요, 아니면 단지 순간의 좌절감으로 일그러진 걸까요?

그렇습니다. 좌절감은 근본적인 문제가 무엇인지에 대한 단서를 제공할 수 있지만, 자신의 감정에만 의존하는 것은 장기적으로 정확한 결과를 제공할 수 없습니다.

바로 이것이 데이터 수집이 도움이 될 수 있는 부분입니다. 당사의 분석 기능을 사용하면 특정 프로세스의 현재 상태에 대한 객관적이고 편견 없는 그림을 그릴 수 있으며 개선할 수 있는 잠재적 영역을 강조하는 데 도움이 될 수 있습니다.

먼저 프로세스 최적화를 위한 5가지 지속적인 개선 단계를 살펴보겠습니다.

1단계: 개선할 프로세스 식별
2단계: 효능 평가 및 개선 사항 결정
3단계: 프로세스 개선 구현
4단계: 업데이트된 프로세스 테스트 및 추적
5단계: 자동화를 통한 프로세스 최적화

1단계: 개선할 프로세스 식별

완벽한 프로세스는 없지만 지속적으로 문제를 일으킬 수 있는 프로세스가 있습니다. 그것이 당신이 시작해야 할 곳입니다.

귀하와 팀의 시간과 자원을 가장 자주 낭비하는 프로세스를 기록해 두십시오.

그런 다음 다음 질문에 답하여 해당 프로세스를 완전히 이해해야 합니다.

프로세스의 목표는 무엇입니까?
언제 시작하고 끝나나요?
프로세스 내의 개별 활동은 무엇입니까?
어떤 부서/직원이 관련되어 있나요?
단계 간에 어떤 정보가 전달되나요?

이러한 질문에 대한 답은 프로세스를 구성하는 모든 요소를 강조하고 이 프로세스가 도달하려는 구체적인 목표부터 시작하여 프로세스를 최적화하는 최선의 접근 방법을 명확히 하는 데 도움이 됩니다.

프로세스를 문서화해야 하는 이유

계속 진행하기 전에 스스로에게 물어보는 것이 중요합니다. 내 프로세스 문서가 얼마나 좋은가요?

어떤 프로세스를 업데이트해야 하는지 알 수 있지만 명확한 프로세스 문서가 없으면 지속적인 개선이 본질적으로 불가능합니다.

표제 단어 제거

지속적인 개선은 이전에 어떤 작업이 어떻게 진행되었는지 확인하고 이를 변경한 내용과 비교할 수 있는 경우에만 효과가 있습니다. 명확하게 작성되고 접근 가능한 프로세스 문서를 작성하는 것이 지속적인 개선을 촉진하는 가장 좋은 방법입니다.

2단계: 효능 평가 및 개선 사항 결정

이제 프로세스가 준비되었으므로 효율성을 평가하고 가장 최적의 개선 사항을 결정할 차례입니다.

프로세스의 강점과 약점을 기록하는 것부터 시작하세요. 이를 통해 무엇이 효과가 있고 무엇이 효과가 없는지, 개선이 필요한 부분을 이해하는 데 도움이 됩니다.

일부 작업은 최종 목표를 달성하는 데 전혀 필요하지 않을 수도 있습니다. 이런 문제가 발생하면 이러한 작업 중 일부를 통합하거나 아예 제거하는 것을 고려해보세요. 달성하려는 목표가 지나치게 복잡하거나 혼란스러울 수 있는 프로세스보다는 간결하고 요점이 분명한 프로세스를 갖는 것이 항상 더 좋습니다.

3단계: 프로세스 개선 구현

프로세스가 잘 문서화되어 있거나 프로세스 관리 소프트웨어를 사용하고 있다면 이 작업은 프로세스를 단계별로 진행하고 진행하면서 변경하는 것만큼 쉬워야 합니다.

지속적인 개선을 위한 모범 사례는 변경 사항이 있을 때마다 프로세스의 새 버전을 반복하는 것입니다. 이를 통해 문제가 발생하는 것을 방지하고 프로세스의 여러 버전 간 데이터를 더 쉽게 추적하고 비교할 수 있으므로 변경 사항이 실제로 개선되었는지 여부를 정확하게 판단할 수 있습니다.

또 다른 팁은 각 반복에서 수행한 모든 변경 사항에 대한 간단한 로그를 유지하는 것입니다. 그러면 지식을 공유하기가 더 쉽고 모든 사람이 언제, 누가, 변경했는지 이해할 수 있습니다.