워크플로란 무엇입니까? 워크플로 관리 초보자를 위한 가이드

워크플로우가 무엇인지 구글의 첫 페이지를 보면 첫 번째 결과는 말 그대로 사전적 정의이다.

작업이 시작부터 완료까지 거치는 산업적, 행정적 또는 기타 프로세스의 순서입니다.

그러면 더 명확하지 않은 Kissflow의 정의가 있습니다.

시작부터 완료까지 특정 경로를 통해 데이터를 처리하는 일련의 작업입니다.

그리고 바로 이 페이지가 있습니다. 그리고 워크플로를 어떻게 정의하나요?

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워크플로는 작업을 완료하는 방법입니다.

이제 우리는 어딘가에 가고 있습니다.

워크플로우란 무엇입니까?

워크플로는 프로세스에서 완료해야 하는 일련의 단계입니다.

말 그대로 동료, 도구 또는 다른 프로세스를 통해 한 단계에서 다음 단계로 흐르는 작업이라고 생각하십시오. 전체 워크플로를 단독으로 실행하거나(블로그 게시물 작성, 편집, 게시 등) 여러 사람이 참여할 수도 있습니다(클라이언트 송장 발행 등).

워크플로가 중요한 이유는 무엇입니까?

기업의 경우 워크플로가 매우 복잡해질 수 있습니다.

직원 온보딩 프로세스를 생각해 보세요. 해당 프로세스를 올바르게 완료하려면 여러 부서가 협력해야 합니다. 새로운 인재를 잃는 것 외에도 잘못된 온보딩은 심각한 규정 준수 문제로 이어질 수도 있습니다.

이 수준에서는 최대한 효율적인지 확인하기 위해 적절하게 모니터링, 관리 및 최적화해야 합니다.

워크플로우와 프로세스의 차이점은 무엇입니까?

작업 흐름 그리고 프로세스 종종 같은 의미로 사용됩니다. 종종 일치하는 세트로 제공된다는 점을 고려하면 이해할 수 있습니다.

위 이미지에는 워크플로와 프로세스 간의 주요 차이점이 나열되어 있지만 주요 요점은 다음과 같습니다.

ㅏ 프로세스 에 사용되는 방법이다 공연하다 일련의 활동 .

ㅏ 작업 흐름 는 도구 사용 그 방법을 용이하게 해라 .

직원 온보딩 사례로 돌아가면 프로세스는 다음과 같이 수행해야 하는 다양한 단계로 구성됩니다.

• 작성된 서류
• 워크스테이션 설정
• 훈련

워크플로는 이러한 단계를 명확한 구조로 매핑하므로 다이어그램이나 체크리스트에서 수행해야 할 작업을 쉽게 시각화할 수 있습니다.

워크플로 모범 사례

효과적인 워크플로를 구축하려면 세 가지 중요한 질문에 답해야 합니다.

• 정확히 어떤 작업을 수행해야 합니까?
• 각 업무는 누가 담당하나요?
• 각 작업에 시간이 얼마나 걸리나요?

이러한 질문에 답하고 답변을 차트나 프로세스로 구성하면 워크플로가 생성됩니다.

수행해야 할 작업을 측정하여 해당 작업이 얼마나 최적으로 실행되는지 관리할 수 있습니다. 그렇지 않으면 무슨 일이 일어나고 있는지, 팀 활동의 병목 현상이 어디에 있는지 전혀 알 수 없습니다.

워크플로의 단계

워크플로 구축은 5단계로 이루어집니다.

1. 수행해야 할 작업 식별
2. 해당 작업을 담당할 사람을 결정합니다.
3. 작업을 순서대로 정리하세요
4. 워크플로 테스트
5. 검토하고 반복하세요

워크플로우를 유지하려면 지속적인 개선을 실천하는 것이 중요합니다. 도중에 이러한 작은 조정을 수행하면 워크플로에 가장 필요하고 최신 업데이트 작업만 포함되도록 할 수 있으며, 최종적으로 대대적인 점검에 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

워크플로우의 3가지 기본 구성요소

각 워크플로의 작업 수는 8~80개까지 다양하지만 모든 워크플로는 3가지 기본 구성 요소로 구성됩니다.

방아쇠:워크플로를 시작하는 이벤트입니다. 이는 행동, 결정, 특정 시간 또는 무언가에 대한 반응일 수 있습니다.일련의 작업/작업:여기에는 워크플로와 관련된 모든 작업, 사람 및 결과물이 포함됩니다.결과:워크플로가 생성하는 것. 결과 또는 결과는 서비스 구매와 같은 유형적일 수도 있고 특정 정보에 액세스하는 것과 같이 보다 추상적일 수도 있습니다.

일련의 작업이 워크플로의 대부분을 차지하지만 트리거와 결과 모두 똑같이 중요합니다. 프로세스가 어디서 시작하고 끝나야 하는지 모른다면 작업 흐름은 꽤 쓸모없게 될 것입니다.

워크플로 유형

항상 3인 1조로 작업하는 것이 가장 좋기 때문에 다음과 같은 세 가지 기본 워크플로 유형을 접하게 됩니다.

• 프로젝트 워크플로
• 간단한 프로세스 워크플로
• 조건부 프로세스 워크플로

이러한 유형 간의 정확한 차이점을 분석하는 것은 때때로 까다로울 수 있지만 모든 것과 마찬가지로 작업에 적합한 도구를 사용하고 있는지 확인해야 합니다.

프로젝트 워크플로 가장 단순한 유형입니다. 이는 일반적으로 프로젝트를 순조롭게 진행하여 결과물이 제 시간에 맞춰지고 책임이 명확하며 팀에서 병목 현상이 발생하지 않도록 설계된 일회성 워크플로입니다.

프로젝트 워크플로우의 일부를 재사용할 수 있습니다. 예를 들어 콘텐츠 팀은 여러 콘텐츠를 만듭니다.

이들 각각은 작은 프로젝트입니다. 다양한 요인에 따라 정확한 단계가 항상 동일하지는 않습니다. 전반적인 과정을 거치기 때문에 ~이다 하지만 연구, 리뷰, 이미지 요청과 같은 작업에 콘텐츠 생성 워크플로를 재사용할 수 있습니다.

다음으로, 당신은 간단한 프로세스 워크플로우 . 이러한 유형의 워크플로는 예측 가능하고 반복 가능한 모든 작업을 다룹니다. 청구서를 보내거나 휴가를 승인하는 것은 간단한 프로세스 워크플로입니다.

무슨 일이 있어도: 아무것도 변하지 않습니다. 워크플로는 워크플로가 실행될 때마다 똑같은 방식으로 똑같은 시간을 따릅니다.

단순한.

마지막으로, 조건부 프로세스 워크플로 . 이러한 워크플로는 다음 형식을 사용합니다. 만약/그러면 프로세스를 구조화하는 논리.

이것은 자신만의 모험을 선택하는 작업 흐름 소설입니다. 던전을 탐험하려면 작업 13으로 이동하세요. 마을을 조사하려면 작업 22로 건너뛰세요.

Process Street에서는 이를 동일한 워크플로 내에서 분기 경로를 생성하는 조건부 논리라고 부릅니다. 온보딩이나 도움말 티켓과 같은 작업에는 여러 상황에 대해 하나의 워크플로만 필요하다는 뜻이므로 좋습니다.

Payroll Processors의 클라이언트 온보딩 워크플로는 조건부 논리가 수행할 수 있는 작업을 정확하게 보여주는 완벽한 예입니다.

급여 처리자가 클라이언트 온보딩을 위해 Process Street의 조건부 논리를 사용하는 방법

워크플로우 최적화

얼마 전 LinkedIn에서 비즈니스 전문 용어와 전문 용어에 대해 이야기하는 게시물을 발견했습니다. 이러한 유행어는 두 가지 유형으로 나누어졌습니다.

• 다른 방식으로 설명하기에는 너무 모호합니다(동적 및 해당 집단을 생각해 보세요).
• 너무 당연해서 말할 필요도 없었습니다(혁신적, 고객 중심적 등).

최적화는 이러한 전문 용어와 약간 비슷합니다. 우리 모두 사전에서 최적화가 무엇을 의미하는지 알고 있습니다. 우리 모두는 그것이 좋은 일이라는 것을 알고 있습니다. 최적화되면 상황이 항상 더 좋아집니다.

그러면 워크플로우와 관련하여 최적화란 무엇을 의미합니까? 무엇 ~이다 최적화된 작업흐름과 그것을 어떻게 얻나요?

지속적인 개선

워크플로 구축은 첫 번째 단계일 뿐입니다. 적절한 주의가 없으면 워크플로우는 비효율성과 중복된 작업으로 인해 쉽게 정체될 수 있습니다.

이것이 바로 지속적인 개선이 필요한 곳입니다. 워크플로를 정기적으로 확인하여 최신 상태를 유지하고 요구 사항에 맞는지 확인할 수 있습니다. 그런 다음 프로세스와 워크플로 실행 방식을 점진적으로 변경해야 할지 획기적인 변경을 해야 할지 결정할 수 있습니다.

증분 변경은 기본적으로 다음과 같습니다. 이를 발견했을 때 작은 조정 및 개선을 수행합니다.

획기적인 변화는 일반적으로 그룹 검토 및 의사 결정 프로세스를 통해 이루어지는 대규모 변경입니다. 점진적인 변경을 상당히 자주 수행하는 반면, 대부분 획기적인 변경을 수행하는 경우에는 워크플로(및 프로세스까지)를 재평가해야 합니다.

Six Sigma, DMAIC, Lean 및 Kaizen은 모두 지속적인 개선을 구현하는 데 매우 유용한 도구입니다.

워크플로우 자동화

자동화는 워크플로의 존재 이유입니다.

워크플로는 이러한 모든 거칠고 직관적인 프로세스를 취하여 질서를 부여합니다. 하지만 그렇다고 해서 자동화가 워크플로우에 내장되어 있거나 모든 워크플로우에 자동화가 필요하다는 의미는 아닙니다.

아직 혼란 스럽습니까?.

워크플로 자동화는 사람의 개입 없이 프로세스의 어떤 부분을 수행할 수 있는지 식별합니다.

자동화할 수 있는 작업의 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

• 표준화된 환영 이메일 보내기
• 스프레드시트로 데이터 전송
• 캘린더에 이벤트 추가
• 결제 처리 중

이것들은 모두 몇 분밖에 걸리지 않는 반복적인 작업이지만, 그 시간이 합산됩니다.

게다가 인적 오류가 발생할 가능성도 더 커집니다. 생각해 보십시오. 앞으로 몇 시간 동안 데이터를 입력해야 합니다. 거기 앉아서 하루 종일 열에 숫자를 입력하는 것만으로도 그날 아침 Tony가 도넛을 들고 나타날 때가 가장 신났습니다.

좋은 의도로 시작했지만 어느 시점에서 자동 조종 장치로 전환됩니까? 실수로 0을 추가하여 고객에게 0 대신 00를 청구하게 되는 시점은 언제입니까? 혹은 그 반대로도? 둘 다 나쁘다.

이것이 바로 자동화하는 이유입니다.

자동화할 작업을 식별한 후에는 구현이 매우 간단합니다. Zapier와 같은 소프트웨어를 사용하면 한 앱의 트리거를 다른 앱의 결과에 연결하도록 통합을 설정할 수 있습니다.

데이터를 한 번 입력합니다. 필요한 모든 장소로 전송됩니다. 모든 채널에서 완벽한 정확성을 보장하며 버튼을 클릭하는 데 걸리는 시간만 소요됩니다.

워크플로의 이점

워크플로우는 낭비를 줄입니다. 시간 낭비, 노력 낭비, 자원 낭비.

프로세스를 계획하면 병목 현상과 중복 작업이 있는 위치를 식별할 수 있습니다. 그들이 어디에 있는지 알고 나면 제거할 수 있습니다. 그러면 귀하와 귀하의 팀은 필요한 작업에 집중할 수 있습니다.

워크플로는 의사소통, 책임, 투명성에도 좋습니다. 워크플로에서는 결과물이 언제 완료되어야 하는지에 대한 책임이 누구에게 있는지 명확하게 밝혀야 합니다. 팀을 세세하게 관리할 필요가 없습니다. 팀을 세세하게 관리할 필요는 없습니다. 모두가 더 행복해졌습니다.

프로세스의 모든 측면이 워크플로에 문서화되어 있으므로 팀의 모든 사람이 필요할 때 필요한 정보를 얻을 수 있습니다. 잘못된 의사소통을 줄이면 생산성이 향상되고 팀이 업무와 서로에 대한 불만이 훨씬 줄어듭니다.

워크플로의 과제

워크플로에는 지속적인 관심이 필요합니다. 단순히 하나를 구축하고 그것이 영원히 완벽하게 실행되기를 기대할 수는 없습니다. 당신은 그것을 유지해야합니다.

워크플로 유지 관리는 시간이 많이 걸리고 복잡할 수 있습니다. 특히 지속적인 개선 원칙을 실천하지 않은 경우.

그러나 정기적인 유지 관리를 수행하지 않으면 심각한 문제가 발생합니다.

• 부정확한 시간/비용 추정
• 잘못된 의사소통 오류
• 중요한 단계를 건너뛰거나 잊어버림
• 테스트 없이 승인이 적용되거나 필요할 때 적용되지 않음
• 비용이 많이 드는 병목 현상

워크플로우를 자동차와 같다고 생각해보세요. 자동차는 정말 유용하고 효율적입니다. 일반적으로 걷는 것보다 운전하면 더 짧은 시간에 더 많은 일을 할 수 있습니다.

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게다가 모든 것을 가지고 다닐 필요도 없습니다.

하지만 자동차는 점검이 필요합니다. 새 타이어, 오일 교환, 배기가스 테스트 등 일부는 작습니다. 때로는 새로운 스타터나 팬 벨트처럼 조금 더 투자해야 할 때도 있습니다. 그 자체로는 이런 일들이 실제로 큰 문제는 아닙니다.

하지만 오일을 교체하지 않고 너무 오랫동안 지낸 적이 있다면 정기적인 유지 관리가 얼마나 중요한지 정확히 아실 ​​것입니다.

워크플로 소프트웨어 도구 및 공급업체

Google 워크플로(분명히 그렇게 했음)를 사용한다면 세상에 얼마나 많은 유형의 워크플로 소프트웨어가 있는지 정확히 알 수 있습니다. 워크플로를 막 시작하는 단계에서는 어떤 워크플로가 최고의 가치를 위해 필요한 것을 정확히 제공하는지 정확히 찾아내기가 어렵습니다.

다음은 우리가 가장 선호하는 워크플로 구축 도구 중 일부입니다.

에어테이블 이것이 우리가 조직을 유지하는 방법입니다. 와 함께 에어테이블 개인화된 보기, 사용자 정의 칸반 보드를 설정하고 레코드 생성부터 이메일 전송까지 모든 것을 자동화할 수 있습니다.

나는 본다 작업 흐름의 개요를 설명하는 완벽한 도구입니다. 나는 본다 원격이든 직접이든 전체 팀이 함께 작업하여 필요한 것을 만들 수 있는 협업 화이트보드와 같은 역할을 합니다.

느슨하게 거의 모든 팀을 위한 범용 메시징 허브입니다. 그리고 왜 안돼? 느슨하게 작업하는 거의 모든 앱과 통합됩니다. 팀의 모든 사람 또는 단 한 명과 함께 회의에 참여하고, 비디오를 녹화하고, 파일을 공유할 수 있습니다. 그리고 GIF도 있습니다. 좋은 GIF를 좋아하지 않는 사람이 있을까요?

프로세스 스트리트. 그게 다가오고 있다는 걸 알고 있었죠, 그렇죠? Process Street 워크플로우는 우리가 하는 모든 일의 핵심입니다. PTO 요청, 온보딩, 헬프 데스크, 이 페이지 생성… 모두 워크플로를 사용하여 수행됩니다. 그리고 Zapier 또는 당사의 자사 자동화를 통해 이러한 모든 워크플로를 Slack, Airtable 및 나머지 소프트웨어 제품군에 연결할 수 있습니다.

워크플로우는 어떤 모습인가요?

프로세스 개요는 다음과 같습니다.

구체적으로 이것이 우리의 콘텐츠 제작 과정의 개요입니다. 이 프로세스의 워크플로에는 훨씬 더 많은 단계, 다양한 조건부 경로 및 수많은 자동화가 포함되어 있습니다.

그러나 이것이 시작된 곳입니다. 과제 시작부터 출판까지 8단계.

콘텐츠 팀의 누군가에게 이 프로세스에 대해 설명해달라고 요청했다면 그렇게 간결하거나 구체적이지 않을 것이라고 장담합니다. 일부 단계는 자세히 설명하고 일부는 건너뛰며 설명 자체가 상당히 비선형적일 수 있습니다.

그것이 바로 사람들의 두뇌가 작동하는 방식입니다. 그렇기 때문에 워크플로를 구축하기 전에 프로세스의 개요를 설명하는 것이 중요합니다.

이제 이러한 8개 단계 각각은 워크플로 내의 섹션이 됩니다. 그런 다음 각 단계를 개별 작업으로 분류합니다.

예를 들어 첫 번째 단계에서 Writer가 할당을 받으면 워크플로 작업은 다음과 같습니다.

1. 주제 선택(Slack을 통해 생성된 Airtable 기록)
2. 마감일 설정(Process Street 워크플로를 통해 달력에 추가됨)
3. 출판 날짜 설정(워크플로를 통해 달력에 추가됨)
4. 편집자가 지정됨(워크플로를 통해 Airtable 기록이 업데이트됨)
5. 디자인팀 배정(에어테이블을 통해 생성된 에어테이블 기록)
6. 작성자가 할당을 받습니다(Slack 및 Process Street를 통해 알림 수신).

이 6가지 작업은 각각 하나의 작업으로 분류됩니다. 이렇게 하면 프로세스가 단순화되고 아무것도 누락되지 않습니다. 이러한 자동화가 없으면 실수로 마감일을 설정했지만 출판 날짜는 설정하지 않는 것이 매우 쉽습니다.

모든 사람에 대해 해당 날짜를 수동으로 입력한 경우 각 팀원은 서로 다른 마감일을 향해 작업하게 될 수 있으며 이로 인해 심각한 병목 현상이 발생할 수 있습니다.

워크플로를 최대한 활용하는 방법

워크플로는 도구라는 점을 기억하세요. 유용한 도구이자 다재다능한 도구이지만 모든 것을 할 수는 없습니다.

워크플로를 구축할 때 작업 프로세스와 달성하려는 결과를 명확하게 이해해야 합니다. 자동화할 수 있는 작업과 보다 실질적인 접근 방식이 필요한 작업을 식별합니다.

가장 중요한 것은 계속해서 노력하는 것입니다. 귀하의 프로세스와 요구 사항이 끊임없이 변화하기 때문에 좋은 작업 흐름은 끊임없이 변화합니다. 작업 흐름에서 중복되거나 관련성이 없는 내용이 있으면 제거하세요. 프로세스에 새 단계를 추가하는 경우 워크플로에도 추가해야 합니다.

좋은 작업 흐름은 작업을 더 복잡하게 만드는 것이 아니라 더 쉽게 만들어야 합니다.