Excel에서 워크플로를 만드는 방법

마이크로 소프트 엑셀 워크플로는 실제로 존재하는 것입니다. 당신은 알고 계십니까? 나는하지 않았다. 엑셀은 차트나 그래프만 만드는 줄 알았는데, 사실이에요!

실제로 Excel을 사용하여 워크플로를 만들 수 있습니다. 그리고 특별히 복잡할 필요도 없습니다. 엄청 어려울 줄 알았는데, 15가지 간단한 단계를 따르면 기본적인 작업 흐름을 만들 수 있습니다.

이 기사에서는 Excel 워크플로를 구축하는 단계와 이를 사용할 수 있는 단계를 자세히 설명하겠습니다.

또한 Excel 워크플로가 현대 워크플로 세계에서 실제로 적합한지 논의하고 몇 가지 훌륭한 대안을 살펴보겠습니다.

갑시다!

워크플로우란 무엇입니까?

시작하려면 기본으로 돌아가서 실제로 워크플로가 무엇인지 분석해 보겠습니다.

워크플로는 특정 프로세스를 완료하거나 특정 목표를 달성하는 데 필요한 일련의 상호 연결된 단계 또는 작업입니다. 이는 조직이나 개인의 작업 환경 내 활동, 정보 및 자원의 흐름을 나타냅니다.

워크플로는 반복적이거나 복잡한 작업을 간소화 및 자동화하여 작업이 효율적이고 일관되게 진행되도록 설계되었습니다. 프로세스에 포함된 다양한 활동 간의 순서, 종속성 및 상호 작용을 정의하는 구조화된 프레임워크를 제공합니다.

워크플로는 프로세스를 지원하는 도구나 소프트웨어의 복잡성과 가용성에 따라 수동 또는 자동화될 수 있습니다. 소프트웨어 애플리케이션이나 워크플로 관리 시스템을 포함한 자동화 도구는 작업을 자동화하고 간소화하여 수동 작업과 인적 오류를 줄이는 데 도움이 됩니다.

Excel에서 워크플로를 만드는 방법

Excel로 워크플로를 만드는 것은 워크플로 소프트웨어를 사용하는 것만큼 간단하지 않습니다. Excel은 워크플로 도구로 설계된 것이 아니라 스프레드시트 도구이기 때문입니다. 그러나 아직 방법이 있습니다 당신은 할 수 있습니다 Excel을 사용하여 워크플로를 자동화할 수도 있으므로 프로세스를 단계별로 살펴보겠습니다.

단어 문서에 수정 표시하는 방법

1단계: 워크플로 식별

원하는 특정 프로세스나 작업을 결정합니다. Excel을 사용하여 간소화 . 데이터 입력 및 분석부터 프로젝트 관리 또는 재고 추적에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다.

2단계: 입력 및 출력 정의

워크플로를 시작하는 데 필요한 입력(데이터, 양식 또는 기타 리소스)과 프로세스에서 기대하는 원하는 출력(보고서, 계산 또는 알림)을 식별합니다.

3단계: 단계 계획

워크플로를 개별 단계 또는 단계로 분류합니다. 각 단계의 순서와 종속성을 고려하세요. 복잡한 워크플로의 경우 프로세스를 시각화하기 위해 순서도나 다이어그램을 사용해야 할 수도 있습니다.

4단계: 워크시트 만들기

새 Excel 통합 문서를 열고 워크플로의 각 단계에 대한 워크시트를 만듭니다. 각 워크시트의 이름을 설명적으로 지정하여 해당 목적을 나타냅니다.

5단계: 데이터 입력 양식 디자인

워크플로에 6단계: 데이터 입력이 포함된 경우

적절한 워크시트나 양식에 데이터를 입력하기 시작합니다. 작업 흐름에 따라 데이터를 수동으로 입력하거나 외부 소스에서 가져와야 할 수도 있습니다.

7단계: 수식 및 함수 사용

Excel의 수식과 함수를 활용하여 계산, 데이터 조작 및 데이터 분석을 자동화합니다. 다음과 같은 기능을 사용하세요.

• 합집합
• 평균
• 만약에
• VLOOKUP

계산을 수행하고 원하는 출력을 생성합니다.

8단계: 서식 및 조건부 서식 적용

가독성을 높이려면 데이터 형식을 적절하게 지정하세요. 조건부 서식을 활용하여 데이터 내의 특정 조건이나 패턴을 강조하세요.

9단계: 시각화 만들기

엑셀 제안 데이터를 시각적으로 표현하는 다양한 차트 유형. 보다 접근하기 쉬운 방식으로 주요 정보를 요약하고 제시하기 위해 차트나 그래프를 생성합니다.

Excel의 워크플로는 단순한 것부터 복잡한 것까지 다양할 수 있습니다. 간단한 프로세스부터 시작하여 Excel의 기능에 익숙해지면 점차 복잡성이 추가됩니다. 심지어 일부도 있습니다 확인할 수 있는 템플릿 !

Excel 워크플로 사용 사례

Excel은 산업 및 기능 전반에 걸쳐 다양한 워크플로 사용 사례에 적용할 수 있는 다목적 도구입니다. 다음은 Excel 워크플로를 통해 효율성을 크게 향상하고 프로세스를 간소화할 수 있는 5가지 일반적인 사용 사례입니다.

데이터 입력 및 분석

Excel은 구조화된 데이터 입력 양식 생성, 데이터 유효성 검사 적용, 수식 및 함수 활용을 통해 데이터 입력 및 분석 작업에 널리 사용됩니다. 계산을 자동화하고, 데이터 분석을 수행하고, 보고서를 생성할 수 있습니다.

프로젝트 관리

Excel은 프로젝트 관리를 위한 귀중한 도구로, 프로젝트 관련 데이터를 계획하고, 진행 상황을 추적하고, 관리할 수 있습니다. 간트 차트, 작업 목록, 타임라인을 생성하여 프로젝트 일정을 시각화할 수 있습니다.

이정표, 마감일 및 중요 경로를 강조하는 데 사용할 수 있는 조건부 서식이 있습니다. 프로젝트 데이터를 공식 및 함수와 통합하여 계산을 자동화하고, 리소스 할당을 모니터링하고, 프로젝트 비용을 추적할 수 있습니다.

예산 및 재정 계획

Excel은 일반적으로 예산 책정 및 재무 계획 워크플로에 사용됩니다. 포괄적인 예산 템플릿을 만들고, 비용을 추적하고, 수익을 예측하고, 재무 비율을 계산할 수 있습니다.

SUM, AVERAGE, IF와 같은 내장 기능을 사용하면 계산을 수행하고 재무 데이터를 분석할 수 있습니다. 워크시트를 연결하고 Excel의 데이터 유효성 검사를 활용하면 정확하고 일관된 재무 계획을 세울 수 있습니다.

재고 관리

재고 관리 워크플로우의 경우 재고 수준, 재고 이동 및 재주문 지점을 추적하고 관리할 수 있습니다. 조건부 서식 기능을 사용하면 낮은 재고 수준이나 다가오는 재주문 날짜를 강조할 수 있습니다. 수식과 함수를 활용하여 재주문 수량, 총 재고 평가 등 재고 계산을 자동화할 수 있습니다.

인적 자원

Excel은 직원 데이터 관리, 출석 추적, 직원 온보딩 및 성과 평가를 포함한 HR(인적 자원) 워크플로에 유용합니다. 직원 데이터베이스를 만들고, 개인 정보를 기록하고, 휴가를 추적하고, 급여를 계산하는 데 사용할 수 있습니다.

수식과 함수를 사용하여 출석 계산을 자동화하고, 보고서를 생성하고, HR 분석을 수행할 수 있습니다. 조건부 서식을 활용하여 기한이 지난 평가 또는 교육 요구 사항을 식별할 수 있습니다.

Excel 워크플로 기능

다음은 사용 사례에서 이미 본 Excel의 일부 기능과 기타 매우 유용한 기능에 대한 분석입니다.

데이터 입력 및 검증

Excel은 데이터 입력을 위한 사용자 친화적인 인터페이스를 제공합니다. 데이터 유효성 검사, 드롭다운 목록, 입력 제한과 같은 Excel 기능을 사용하여 사용자 정의 데이터 입력 양식을 디자인할 수 있습니다. 이렇게 하면 통합 문서에 입력된 데이터가 특정 규칙을 따르거나 미리 정의된 기준을 따르게 됩니다.

계산 및 수식

수식을 사용하여 기본 산술 연산을 수행하고, 데이터를 집계하고, 조건부 계산을 수행하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 이러한 계산을 워크플로에 포함시켜 출력을 생성하고 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

조건부 서식

조건부 서식을 사용하면 데이터 내의 특정 조건이나 패턴을 강조할 수 있습니다. 규칙을 설정하면 정의한 기준에 따라 셀 서식을 자동으로 지정할 수 있습니다.

이는 중요한 데이터, 오류 또는 추세를 시각적으로 식별하여 정보를 더 쉽게 분석하고 해석하는 데 유용할 수 있습니다.

데이터 분석

대규모 데이터 세트를 효율적으로 분석하고 변환할 수 있는 피벗 테이블, 파워 쿼리, 파워 피벗 등 다양한 데이터 분석 도구가 있습니다. 이러한 도구를 사용하면 데이터를 필터링, 정렬, 그룹화 및 요약하여 의미 있는 통찰력을 추출할 수 있습니다.

조건부 논리 및 자동화

IF 문, 중첩 함수, 매크로와 같은 조건부 논리 기능을 사용하면 프로세스를 자동화하고 의사 결정 워크플로를 만들 수 있습니다.

조건부 논리를 설정하면 특정 조건에 따라 다양한 작업을 수행하도록 Excel에 지시할 수 있습니다. VBA를 사용하여 생성된 매크로를 사용하면 반복적인 작업을 자동화하고 한 번의 클릭으로 일련의 작업을 실행할 수 있습니다.

Excel이 워크플로를 만드는 데 가장 적합한 장소가 아닌 이유

Excel은 특정 워크플로에 유용한 도구일 수 있지만 복잡하거나 확장 가능한 워크플로에는 적합하지 않을 수 있는 제한 사항이 있습니다. Excel이 특정 시나리오의 워크플로에 적합하지 않은 몇 가지 이유는 다음과 같습니다.

제한된 확장성

Excel의 확장성은 데이터의 크기와 복잡성, 통합 문서에 액세스하는 사용자 수에 따라 제한됩니다.

광범위한 계산이 포함된 대규모 데이터 세트 또는 워크플로는 성능 문제를 일으키고 애플리케이션 속도를 저하시킬 수 있습니다. 워크플로가 복잡해지고 사용자 수가 늘어나면 Excel의 효율성이 떨어지고 오류가 발생하기 쉽습니다.

실시간 협업 부족

Excel은 공유 통합 문서 및 변경 내용 추적과 같은 공동 작업 기능을 제공하지만 실시간 공동 작업을 위해 설계되지 않았습니다. 여러 사용자가 동일한 Excel 통합 문서에서 동시에 작업할 수 없으며 한 사용자가 업데이트한 내용이 다른 사용자에게 즉시 표시되지 않을 수도 있습니다.

제한된 작업 흐름 자동화

Excel은 수식, 함수 및 매크로를 통해 기본적인 자동화 기능을 제공합니다. 그러나 복잡하고 정교한 자동화된 워크플로를 생성하려면 더 고급 도구나 프로그래밍 언어가 필요할 수 있습니다.

복잡한 조건부 논리, 외부 시스템과의 통합 또는 복잡한 데이터 조작이 포함된 워크플로에는 Excel의 자동화 기능이 충분하지 않을 수 있습니다.

데이터 무결성 및 보안 위험

Excel 파일은 특히 여러 사용자가 동일한 통합 문서에서 동시에 작업하는 경우 데이터 무결성 문제가 발생하기 쉽습니다.

동시 편집, 잘못된 수식 참조 또는 실수로 데이터를 삭제하면 데이터 불일치 및 오류가 발생할 수 있습니다. 또한 파일에는 강력한 보안 기능이 부족하여 무단 액세스 또는 데이터 침해에 취약할 수 있습니다.

Windows 10에서 mcafee 팝업을 중지하는 방법

Excel 워크플로의 대안

Excel 워크플로가 제대로 작동한다면 좋습니다! 나는 당신의 퍼레이드에 비를 쏟아 붓기 위해 여기 있는 것이 아닙니다. 당신과 당신의 팀을 위해 최선이라면 무엇이든 할 수 있습니다. 나아가라!

그러나 Excel 워크플로를 사용해 보았으나 자신에게 적합하지 않은 경우 워크플로 관리 소프트웨어라는 대안을 고려해 보십시오.

워크플로를 정의할 때 첫 번째 섹션에서 이에 대해 조금 다루었지만 조금 더 자세히 살펴볼 가치가 있습니다. Excel은 워크플로 관리용으로 설계되지 않았습니다. 이를 수행할 수 있는 기능이 있지만 설정 및 유지 관리는 매우 빠르게 복잡해질 수 있습니다.

워크플로 관리 소프트웨어는 빌딩 자동화 워크플로를 빠르고 쉽게 만들 수 있도록 설계되었습니다. 훨씬 더 사용자 친화적이고 Excel과 동일한 기능이 많지만 수동 설정이 적고 실시간 공동 작업이 가능합니다.
Process Street는 Excel 대신 사용할 수 있는 탁월한 작업 흐름 도구입니다. 실제로 작동하는 모습을 보고 얼마나 다른지 경험하고 싶다면 무료 데모를 예약하세요! 팀 구성원이 이 기능이 어떻게 작동하고 작업 흐름을 어떻게 개선할 수 있는지 기꺼이 알려드릴 것입니다.